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5 dicas para melhorar a organização do seu escritório de advocacia

28/12/2017

O fim do ano chegou e você já deve ter visto os textos clássicos dessa época do ano. Mas além de rever o que passou, que tal aproveitar o recesso para se organizar para 2018? O volume de trabalho costuma diminuir um pouco nessa época e pode ser a sua chance de começar o próximo ano com menos estresse e mais produtividade!

Além disso, essa é a hora de inovar. Afinal, o ritmo não está tão acelerado e fica mais fácil de adaptar às mudanças. Para te ajudar, confira algumas dicas de organização para o seu escritório de advocacia:

Dica 1: Reduza a quantidade de papel

Um escritório que se apega demais ao analógico pode acabar acumulando montanhas de papel. No meio de tantos documentos e anotações, fica difícil manter suas informações organizadas, além de atrapalhar a imagem que o seu escritório passa. As agendas físicas ainda são as melhores amigas de muitos advogados, mas elas podem dificultar a sua mobilidade para trabalhar à distância.

Outro problema é que os registros em papel podem se perder ou serem danificados. Você não quer correr esse risco, certo? Então digitalize seus documentos e procure fazer suas anotações online. Assim, você diminui a quantidade de papel na sua mesa e deixa tudo por perto, aonde quer que você vá.

Dica 2: Mantenha o essencial por perto

Essa dica serve para a organização de qualquer espaço. Quanto mais perto as coisas essenciais estão guardadas, menor a tendência de deixá-las em qualquer lugar. Isso porque fica mais fácil usar e guardar logo em seguida.

A mesa do advogado é um dos lugares mais importantes do escritório e uma mesa desorganizada pode passar uma imagem pouco profissional. Por isso, arquive ou descarte o que não é usado e use pastas e organizadores para o essencial.

Dica 3: Seus arquivos digitais também precisam de uma geral

Quando falamos de desorganização, automaticamente pensamos em espaços físicos, certo? Mas cada vez mais o universo digital faz parte do nosso cotidiano e também precisa de uma geral de vez em quando. Por isso, aproveite para fazer uma limpa no seu computador. Uma dica importante é excluir arquivos que não são mais importantes e fazer backup de tudo que você pode precisar no futuro para a nuvem. Assim, não corre o risco de perder informações essenciais caso algo aconteça com a sua máquina.

Além disso, crie pastas para organizar melhor arquivos com a mesma utilidade. Lembre de usar nomes simples para tudo isso, assim fica mais fácil de pesquisar quando você precisar.

Dica 4: Separe algum tempo para planejar o próximo ano

O planejamento é o melhor amigo da organização. Por isso, aproveite a redução no volume de trabalho para tirar algum tempo para pensar no futuro. Elenque as suas prioridades: Onde você quer chegar? Quais são os seus objetivos? Como você vai fazer isso? Se você trabalha com outros profissionais, alinhe isso com eles. Marque na agenda o que pretende fazer em 2018, quais suas metas e prazos.

Se o seu objetivo é fazer networking ou focar na atualização profissional, procure saber quais são os melhores eventos do próximo ano e já comece a se programar para participar.

Dica 5: Crie rotinas e fluxos de trabalho

Manter a organização é um problema para muita gente. Às vezes, o advogado põe tudo em ordem em um dia, mas logo já acaba se perdendo de novo na bagunça. Estabelecer pequenas rotinas para o escritório pode ajudar a manter a organização por mais tempo.

Uma opção é fazer um planejamento a curto prazo no início de cada semana. Além disso, elencar a ordem das tarefas e calcular uma média de tempo para cada, ajudam a otimizar seu tempo e dos seus colaboradores.

Fonte: Migalhas

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